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Enterprise Content Management

Enterprise-Content-Management (ECM) dient der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen. Sie verfügen über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Sie arbeiten schneller, effektiver, kostengünstiger und sicherer.

Informieren Sie sich über unsere ELO Veranstaltungen. Hier geht es zum Veranstaltungskalender.

Unternehmen schaffen sich mit ELOprofessional eine sichere Informationsarchivierung und gleichzeitig eine große Wissensplattform, von der aus das eigene Business noch effektiver betrieben werden kann. Je nach Bedarf bietet ELO zahlreiche Lösungsszenarien, die den wirtschaftlichen Erfolg jedes Unternehmens steigern.

 

Egal ob Rechnungseingangsverarbeitung, digitale Personalakte oder E-Mail-Management – mit ELOprofessional sind Anwender für die allgemeinen Anforderungen bestens gewappnet. Hinzu kommen auf die individuellen Ansprüche abgestimmte Lösungsbausteine, mit denen sich das ECM u.a. mit Drittanwendungen für bessere Collaboration verbinden und somit das Spektrum an Möglichkeiten nochmals erheblich erweitern lässt.

Die MR Datentechnik ist langjähriger ELO Business-Partner und ist somit Teil des weltweiten Partnernetzwerkes der ELO Digital Office GmbH, einem der führenden deutschen Enterprise-Content-Management (ECM)-Hersteller.
Beide Unternehmen arbeiten im Vertrieb und bei der Umsetzung von ECM-Projekten eng zusammen.

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile für Ihren Unternehmensalltag,
wie zum Beispiel:

 

  • schnellerer Informationszugriff
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • verbesserter Kundenservice
  • verbesserte Qualität von Workflow-Abwicklung
  • verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • Entlastung von E-Mail- Systemen
  • einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
Der ELO DocXtractor sorgt für eine vollständige sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung. Der gesamte Lebenszyklus der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert: angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung. Hierdurch wird eine schnelle, transparente und sichere Bearbeitung des Rechnungseingangs sichergestellt. Der ELO DocXtractor überführt dafür die Inhaltsdaten der Rechnungen vollständig in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse. Es besteht die Möglichkeit den DocXtractor an das FiBu – Systeme anzubinden, somit werden die gesamten Prozesse zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Die Finanzbuchhaltung und das Controlling ist dadurch über jeden Vorgang in Echtzeit informiert.

 

Optimale Steuerung dank Workflows

Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen elektronischen und standardisierbaren Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilung weitergeleitet und entsprechend freigegeben.

 

Zusammengefasst bedeutet das für Sie:

 

  • Der Aufwand für die Rechnungserfassung und damit auch die Durchlaufzeit werden nachhaltig reduziert.
  • Die Prozesskosten werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Prozess- und Datenqualität gesenkt.
  • Skonto- und Liquiditätseinbußen entfallen.
  • Mit dem tagesaktuellen Überblick über die Verbindlichkeiten wird im Unternehmen eine entsprechende Transparenz geschaffen.
  • Alle gängigen ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP, Microsoft oder Sage werden nahtlos integriert.
  • Begleitende Korrespondenz, wie Belege oder E-Mails, wird entsprechend vorgangsrelevant abgelegt.
Digitale Personalakte

Verwalten Sie in Ihrer digitalen Personalakte sämtliche personenbezogenen Informationen und sorgen Sie für mehr Transparenz egal ob Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen; Alle Informationen sind zentral, an einem Ort und über eine konfigurierbare Rechtestruktur nur für befugte Personen einsehbar. Zusätzlich können Sie ihren gesamten Bewerbungszyklus workflowgesteuert, unter Berücksichtigung aller relevanten Dokumente und Informationen, in ELO abbilden.

 

Digitale KFZ-Akte

Mit Hilfe der digitalen KFZ-Akte können Sie alle fahrzeugrelevanten Daten, wie Anschaffungskosten, Reparaturen, Wartungen, Kilometerstand etc. Fahrzeugbezogen erfassen und verwalten. Dadurch erhalten Sie stets einen Überblick über Ihren gesamten Fuhrpark. Separate personen- und/oder kraftfahrzeugbezogene Vertragsunterlagen (Leasingvertrag; Führerscheinkontrolle usw.) welche gewissen Fristen unterliegen, können rechtzeitig dem jeweiligen Sachbearbeiter zur Prüfung vorgelegt werden.

 

Digitale Vertragsakte

Der Lebenszyklus eines Vertrages ist sehr umfangreich. Mit der digitalen Vertragsakte haben Sie sämtliche Tätigkeiten zur Entstehung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Verträge transparent im Griff. In jedem Punkt kann das ELO-Vertragsmanagement individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

 

Digitale Projektakte

Die digitale Projektakte erlaubt Ihnen das  zentrale Steuern und Überwachen sämtlicher projektbezogener Dokumente und unterstützt dokumentenintensive Projekte. So haben Sie jeder Zeit einen Überblick der zu dokumentierenden Daten in den verschiedenen Projektphasen. Aufgrund des integrierten ELO Workflowmanager können Sie Dokumente weiterleiten, freigeben, ablehnen oder an ein Drittsystem (z.B. Projektmanagementsoftware) übergeben.

Die korrekte Handhabung von Verträgen ist für Unternehmen sehr wichtig. Mit unserem Vertragsmanagement können Sie ihre Verträge ohne Brüche verwalten und haben immer den aktuellen Stand im Blick. Aufgrund einer praxisorientierten Modellstruktur lässt sich das Vertragsmanagement schnell auf individuelle Bedürfnisse anpassen und unterstützt Anwender somit, ihre Verträge immer optimal zu bearbeiten. Der Lebenszyklus eines Vertrags ist umfangreich. Unternehmen haben somit alle Schritte von der Entstehung bis hin zur Abwicklung im Griff.

 

Ihr Nutzen mit unserem Vertragsmanagement:

 

  • Recherchezeiten werden minimiert
  • Vertragstransparenz und Aktualität
  • Einhaltung von Fristen und Vorschriften
  • Kurze Durchlaufzeiten
  • Automatisiertes Controlling
  • Praktische Berichtsfunktion
  • Vertragsdaten können flexibel genutzt werden
Rechtskonform abgelegt
In ELOprofessional sind Ihre Unternehmensdaten sicher aufgehoben. Dafür sorgt der leistungsstarke Archivserver. Dieser schützt Dokumente mit Hilfe interner Mechanismen vor Manipulation oder Einsicht nicht autorisierter Personen. ELO Archivserver verwalten heute weltweit Archivgrößen im Terabytebereich – mit höchster Effizienz und Sicherheit.

 

Durchblick im Gesetzesdschungel
Eine Menge Regelwerke und Richtlinien setzen die Grundsätze zur Unternehmensführung und -überwachung für mehr Transparenz und Kontrolle fest. Da gibt es das Bundesdatenschutzgesetz, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) oder EuroSOX, die kommende achte EU-Richtlinie, die eine striktere Einhaltung von Compliance-Vorgaben fordert. Mit dem Einsatz von ELOprofessional können Unternehmen diesen neuen Auflagen gerecht werden und Compliance sicher umsetzen.

 

Revisionssichere E-Mailarchivierung
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort – ELOxc for Microsoft EWS (Exchange Web Services) ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail-Management.

 


Rechtskonform und sicher

 


Der Geschäftsprozess im Fokus

 


Zukunftssichere Investitionen

Durchgängige Vorgangsbearbeitung
ELOprofessional verfügt im Standard über  leistungsstarke Workflow-Komponenten. Mit Hilfe eines grafischen Designers lassen sich die komplexesten Unternehmensabläufe abbilden. Die Workflow-Engine bindet zugewiesene Personen in den Arbeitsablauf ein und steuert abteilungsübergreifend den Geschäftsvorfall. Über das ELO Workflow-System sind auch die vorhandenen Geschäftsapplikationen inklusive ihrer Daten mit einbezogen.

 

Highlights des ELO Workflows

 

  • Einfaches Berechtigungskonzept für komplexe Aufbau-/Matrixorganisationen
  • Übersichtliches Monitoring auch bei komplexen Strukturen inklusive Birdview
  • Filter- und Listendarstellungen für mehr Prozesskontrolle
  • Vergrößerter Workflow-Aktionsradius bei unerwarteten Ereignissen
  • Versionierung der Workflow-Abläufe für mehr Sicherheit

 

Szenarien für ELO Workflows

 

  • Eingangsrechnungsfreigabe
  • Bewerbermanagement
  • Mitarbeitereinstellung
  • Reisekostenabrechnung
  • Fuhrparkmanagement
  • u.v.m.
ELO ermöglicht mittels diversen Schnittstellen eine leistungsfähige Anbindung der ELO-Enterprise-Content Management-Plattform an zahlreiche ERP und CRM-Systeme. Hiermit wird die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse, sei es bei der Erstellung, Bearbeitung oder der Verknüpfung der Dokumente, sichergestellt. So können beispielsweise aus dem ERP und CRM-System ausgehende und eingehende Belege im ELO ECM automatisch in einer Aktenstruktur abgelegt werden wodurch eine rationellere Gestaltung der Betriebsabläufe gewährleistet wird.

»ECM übernimmt in Ihrem Unternehmen Aufgaben, für die im Arbeitsalltag oftmals Zeit und Ressourcen fehlen.«
Christian Ort, Account Manager Enterprise Content Management

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+49 911 5 2147-0

 

Kontakt


Ihr persönlicher Kontakt:
Gudrun Steingräber

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11.05. | MR Nürnberg | HP go to Market
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18.05. | MR Nürnberg | ELO ECM Tour 2017
23.05. | MR Würzburg | HP go to Market

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